Nous utiliserons désormais cette méthode pour créer un état, les méthodes précédentes étant trop restrictives.

Comme précédemment, on choisit à partir de quelle table va être crée l'état, si on veut créer un état à partir de plusieurs tables, on ne met rien ici, on renseignera la provenance des données dans l'écran suivant :

Comme pour la création d'un formulaire, on choisit à gauche les champs que l'on veut voir apparaître dans l'état, notez que si vous voulez afficher des champs provenant de plusieurs tables, vous choisirez dans le menu Tables/requêtes une nouvelle table, les champs correspondants s'afficheront en dessous. Comme dans les formulaires, pour ajouter un champ, on utilise l'icône , pour les ajouter tous , on utilise l'icône suivant pour en retirer un et l'icône suivant pour les retirer tous. Cliquez sur le bouton Suivant.

N.B. : La source de l'état n'est pas nécessairement une table, on peut très bien générer un état à partir d'une requête.

Ici, on va indiquer comment se fait le regroupement. A quoi sert le regroupement ? Par exemple, on veut créer un état qui va afficher tous nos clients, on choisit comme regroupement le champ "ville", ce qui signifie que dans l'état qui va être généré, Access va afficher d'abord le nom de la ville, puis tous les clients habitant cette ville, puis la ville suivante et les clients... On peut choisir plusieurs niveaux de regroupement, on aurait pu ajouter un niveau de regroupement sur le nom, Access aurait alors affiché la ville puis le nom puis tous les clients portant ce nom dans cette ville, puis le nom suivant, puis la ville suivante ... Nous allons nous contenter de faire un regroupement par "Ville". Puis on clique sur le bouton Suivant :

On va déterminer ici si on désire que les lignes de l'état soient triées et comment elles vont l'être. Les lignes seront d'abord triées par nom puis par prénom et ensuite par adresse.

N.B. : On peut triez soit par ordre alphabétique (par défaut) soit à l'envers (de Z à A) en cliquant sur le bouton placé à droite du champ . On clique ensuite sur le bouton Suivant :

Sur cet boîte de dialogue, on choisit la présentation de l'état qui nous convient. En changeant le bouton radio sélectionné, on a un apercu des différents état présent. En cliquant sur le bouton Suivant, on arrive à la boîte de dialogue "Style de l'état".

En cliquant sur les différents style situés sur la partie droite de la boîte de dialogue, on a un aperçu des styles sur la partie gauche.

En cliquant sur le bouton Suivant, Access nous demande le nom de l'état puis en cliquant sur Terminer, Access va générer notre état. Il doit ressembler à la figure suivante :

Comme vous pouvez le constatez, les clients sont classés par nom, prénom et adresse et sont regroupés par Ville.