Dans Access, les informations doivent être segmentées en données qui sont stockées dans des tables. Une table est donc un ensemble de données, organisées en lignes et en colonnes. On peut stocker dans une table n'importe quel type d'information (texte, chiffres, graphismes ...). Chaque table est divisée en enregistrements, les enregistrements étant l'ensemble des données relatives à la même information. Par exemple, on peut avoir une table client contenant toutes les informations sur le client (Nom, Adresse...). L'image ci dessous montre la table Client 

Il faut toujours segmenter l'information en éléments les plus petits possibles. On aurait très bien pu créer une table client avec un seul champ par enregistrement qui contiendrait toutes les informations en même temps. Mais la règles d'or est de diviser le plus possible l'information pour pouvoir la traiter par la suite. Le SGBD, pour retrouver les données qu'on lui demande, travaille avec le contenu des champs. Il lui sera donc difficile, dans la table "Client" de retrouver les clients habitants "Paris". Comme on ne peut pas toujours prévoir, lors de la création de la structure de la table l'usage qui en sera fait plus tard, il faut diviser le plus possible les données.

L'organisation de la table est optimale, elle est décomposée en éléments aussi petits que possible, la ville est séparée du code postal et de l'adresse et le nom du prénom. Prenons l'exemple de la gestion d'une collection de disque. On pourrait être tenté de créer une seule table contenant les informations suivantes :

Et nous n'aurions pas spécialement tort, toutes les informations relatives à un album s'y trouvent. Néanmoins, nous allons voir qu'il est plus judicieux de créer ici deux tables :

On va regrouper ensemble dans une même table toutes les informations relatives au même sujet. On voit bien ici qu'on peut regrouper ensemble des données concernant uniquement l'identité de l'auteur et dans une autre table, les informations relatives uniquement a l'album. Un auteur fait des albums et a un auteur peut correspondre plusieurs albums. On en déduit donc deux tables "auteurs" et "albums".